Parcial: Temario.

Ciclo de vida SI / Etapa de Formulación / Comunicación:

     ¿Cuál es la principal motivación para el desarrollo del proyecto?
     ¿Qué problemas / oportunidades abordará el proyecto?
     ¿Cuáles son los objetivos que debe satisfacer?
     ¿Quién usará la aplicación construida?

Estudio preliminar:

1. Presentación del problema.
2. Descripción del modelo de negocio.
3. Características del producto.
4. Misiones de la empresa.
5. Objetivos.
6. Perfil del consumidor.
7. Estrategia de segmentación.
8. Estrategia de posicionamiento.
9. Propuesta de desarrollo (sistema -solución - oportunidad).

Lectura optativa: Redacción y presentación de la propuesta del sistema.

MÉTODOS DISPONIBLES

La propuesta escrita es el resumen del trabajo que el ingeniero de siste­mas ha desarrollado hasta ese punto y, como tal, es fundamental que su redacción y presentación tenga gran cuidado. El ingeniero puede crear una propuesta de sistemas con éxito mediante el uso de tres métodos. Estos métodos comprenden la organización eficaz del conteni­do, un estilo profesional de redacción, y la presentación oral de la pro­puesta de una manera informativa.

LA PROPUESTA DEL SISTEMA

Organización de la propuesta del sistema

Una vez que ha recopilado el material que va a incluir en su propuesta de sistemas, necesita integrar toda esta información de una manera lógica y visualmente atractiva. Esto implica incluir como elementos fun­damentales, un estilo eficaz de redacción, el uso complementario de figuras y otros detalles visuales del documento de la propuesta.

Que incluir en la propuesta de sistemas

Existen diez secciones principales que integran el documento de la propuesta del sistema. Cada sección cuenta con una función especial; y eventualmente, la propuesta debe apegarse al orden siguiente:

Carta de presentación.

Página del título del proyecto.

Contenido.

Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones).

Descripción del estudio de sistemas con la documentación apro­piada.

Resultados detallados del estudio de sistemas.

Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran).

Recomendaciones del ingeniero de sistemas.

Resumen.

Apéndices

Carta de presentación. La propuesta del sistema debe ir acompañada de una carta de presentación para la dirección y para el grupo de trabajo de la Administración de los Servicios. Debe incluir a aquellos que partici­paron en el estudio y resumir los objetivos del mismo. La carta de presentación también puede Ilevar la fecha y el lugar para la presenta­ción oral de la propuesta del sistema. La carta de presentación debe ser concisa (máximo una página) y, con un estilo coloquial, ya que su función es poner al tanto a la dirección sobre la propuesta del sistema.

Página del título. Incluye en la página del título el nombre del proyecto, los nombres de los miembros del grupo de análisis de siste­mas y la fecha en que se presenta la propuesta. La información conte­nida en la página del título debe ser muy clara.

La titulación de un proyecto tiene más de arte que de ciencia. El título de la propuesta debe expresar con precisión el contenido de la propuesta, pero también debe implicar cierta imaginación. En oca­siones, conviene la aliteración, al utilizar las mismas letras para co­menzar cada palabra ("El Sistema Soñado "), pero hay muchas otras ideas que también pueden servir, tales como utilizar un título principal con un subtítulo separado por una coma. Si durante el desarrollo del proyecto se creó un acrónimo, que la organización reco­nozca y respete, puede Ilegar a utilizarse en el título. El punto principal es que el título es muy importante para lograr que el lector se interese en la propuesta y no debe plantearse como una idea posterior.

Contenido (Índice). Es de gran utilidad para los lectores en las propuestas largas. Si la propuesta es corta (menos de 10 páginas), omita el índice aludido, ya que en un documento tan corto sería superfluo.

La clave para elaborar un índice de contenido, es prepararlo durante el desarrollo de la propuesta, cuando el ingeniero redacta las secciones y las subsecciones y las identifica con títulos expresivos, indi­cando el contenido de cada una de ellas. Mientras más conciso sea el índice Ilegará a ser más eficaz.

Resumen ejecutivo. Los resúmenes ejecutivos están tan bien di­fundidos en el mundo de los negocios que se han vuelto un cliché para los integrantes de la organización con el tiempo medido, ya que con sólo hojear estos resúmenes, uno se entera de manera somera de las ac­tividades de las organizaciones. Si bien Ilegamos a bromear con el cliché, entendemos que un resumen ejecutivo bien redactado es decisi­vo para la propuesta del sistema. El resumen ejecutivo, en 250 a 375 palabras, entera de quién, cuál, cuándo, dónde, qué y el cómo de la propuesta, tal y como ocurre con el primer párrafo de un artículo del diario. Va directo al cora­zón del proyecto de sistemas, de tal forma que quien lo lea tenga una idea precisa de lo que ocurre. También debe incluir las recomenda­ciones de los ingenieros de sistemas y las acciones deseadas de la geren­cia, ya que algunas personas sólo Ilegarán a leer tal resumen.

El resumen ejecutivo es difícil de escribir, ya que su contenido debe ser conciso. Debe escribirse sólo cuando se haya completado el resto de la propuesta, pues es en tal momento cuando el ingeniero tendrá una visión completa y adecuada de lo que propone.

Descripción del estudio de sistemas. Esta sección proporciona in­formación acerca de todos los métodos utilizados en el estudio y quien o que fue sujeto del estudio. Debe incluirse en esta sección cualquier cuestionario, entrevista, muestreo de datos de archivo, observaciones o prototipos que se hayan utilizado en el estudio de sistemas.

Basándose en los conceptos pre­sentados acerca de sus expectativas para la propuesta, escriba un resumen eje­cutivo de una página, que sirva como la primera página del infor­me. Es absolutamente necesario resumir sus recomendaciones en términos muy sencillos. Utilice un formato atractivo y siga los líneamientos de los resúmenes eje­cutivos.

Las fuentes de información utilizadas para investigar el sistema, incluyen la lista de personas entrevistadas y observadas y los formularios que fueron analizados. Todo esto puede incorporarse como evidencia de que se ha concluido un estudio completo. Esta sección sirve también para demostrar a la gerencia, el grado de cobertura y profundi­dad del estudio.

Resultados detallados del estudio de sistemas. Esta sección detalla lo que el ingeniero de sistemas ha encontrado acerca del sistema, a través de los métodos descritos en la sección anterior. Cualquier conclu­sión acerca de los problemas que presenta el sistema se expresan en esta sección. Esto incluye tipos y frecuencia de los errores; las cargas de trabajo actuales y proyectadas, y la manera en que las enfrenta el sistema actual.

Esta sección presenta los problemas con el sistema. Se incluyen aquellos problemas u oportunidades que serán referidos por las alternativas que se van a presentar en la siguiente sección.

Alternativas del sistema. En esta parte de la propuesta, el ingeniero presenta dos o tres soluciones alternativas que se dirigen de manera di­recta a los problemas anteriormente señalados. El análisis preliminar debe incluir las dos o tres mejores alternativas, aunque se pudiera con­tar con más de tres soluciones. Entre las alternativas debe incluirse la de mantener el sistema actual.

Cada una de las alternativas (aun aquellas que mantienen el sta­tus quo) deben analizarse de manera separada. Describe los costos y los beneficios de cada situación. Esta sección es un lugar excelente para insertar aquellas gráficas que comparen con claridad los costos y beneficios de cada solución. Ya que es frecuente encontrar ventajas y desventajas en cualquier solución, asegúrese de incluir a cada una de ellas.

Cada alternativa expuesta debe indicar con claridad lo que debe hacer la gerencia para su implantación. Su redacción debe ser lo más clara posible; por ejemplo: "Comprar microcomputadoras para todos los gerentes medios"; "Comprar software comercial para la ad­ministración del inventario"; "Modificar el sistema actual mediante el financiamiento de los esfuerzos internos de programación"; y, así su­cesivamente.

Recomendaciones del ingeniero del sistema. Una vez que el grupo de análisis de sistemas ha ponderado las alternativas, tendrá una opinión definida acerca de cuál solución sería la más adecuada. En esta sección se presenta la solución recomendada. Incluye los motivos que apoyan a las recomendaciones del grupo, de tal forma que sea fácil de comprender.

Resumen de la propuesta. El resumen de la propuesta es un plan­teamiento breve que refleja lo contenido en el resumen ejecutivo. Sin embargo, no debe presentar al pie de la letra el material del resumen ejecutivo. Da los objetivos del estudio y las soluciones recomendadas. También permite que el ingeniero enfatice una vez más la relevancia del proyecto y su factibilidad junto con el valor de las recomenda­ciones. Concluya la propuesta con una frase positiva.

Apéndices. Esta es la última parte de la propuesta de sistemas y puede incluir cualquier información que el ingeniero de sistemas consi­dere de interés para individuos específicos, pero sin ser indispensable para la comprensión del estudio de sistemas y de lo que se propone. Los apéndices pueden incluir toda correspondencia pertinente, un re­sumen de las etapas concluidas durante el estudio, gráficas con mayor detalle para el análisis de las propuestas; o incluso otros estudios de sistemas realizados con anterioridad.

Aunque es importante contar con un apéndice completo, no lo sature sin sentido con grandes volúmenes de información. Si el mate­rial no es suficientemente importante como para presentarlo en el cuerpo de la propuesta, quizá no deba ser incluido.

Es difícil plantear heurísticos de utilidad acerca de la dimensión adecuada de la propuesta de sistemas. Mantenga en mente que el tamaño de la propuesta es directamente proporcional al tamaño de las modificaciones o del sistema que se propone. Una pequeña alteración al sistema no debe presentarse en una propuesta de 300 páginas.

Una vez que redactó la propuesta del sistema, seleccione cuida­dosamente a quienes enviará el informe. No todos requieren ni deben recibir una copia. Entregue personalmente el informe a las personas que haya seleccionado. Esto puede causar una buena impresión, al contagiarles su entusiasmo e involucrarlos en el proyecto. Su presencia es importante para la aceptación y el éxito final del sistema.

Ver ejemplo.